Pourquoi se préparer au RGPD ?
Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, les entreprises, y compris les artisans, TPE et PME, ont l’obligation de structurer leur gestion des données personnelles. Pas de panique : voici une méthode simple, étape par étape, pour mettre votre entreprise en conformité rapidement et efficacement.
Les 6 étapes clés pour se préparer au RGPD
La mise en conformité RGPD peut paraître complexe, mais elle devient accessible lorsqu’on l’aborde étape par étape. Voici un plan clair, pensé pour les petites structures, artisans et dirigeants de TPE/PME.
Étape 1 : Désigner un référent RGPD
Même dans une petite structure, il est important de nommer une personne responsable de la conformité. Pas besoin d’être juriste : ce peut être vous, votre assistante, ou un partenaire externe. L’essentiel est de savoir à qui remonter les questions sur les données personnelles.
Étape 2 : Cartographier les traitements de données
Quelles données collectez-vous ? De vos clients, fournisseurs, salariés ? Dans un fichier Excel, un logiciel CRM, ou sur papier ? Faites le point sur les données que vous stockez, comment elles sont collectées, et à quoi elles servent. Un simple tableau peut suffire pour démarrer.
En constituant votre registre, vous aurez une vision d’ensemble sur vos traitements de données. Il est important d’identifier les activités principales de votre entreprise qui utilisent des données personnelles.
Exemples : recrutement, gestion de la paye, formation, gestion des badges et des accès, statistiques de ventes, gestion des clients prospects…
Étape 3 : Prioriser les actions à mener
Une fois les données identifiées, concentrez-vous sur les points sensibles : données sensibles, absence de mentions légales, absence de sauvegarde ou sécurité insuffisante. Le RGPD est une démarche de bon sens : commencez par ce qui présente un risque réel.
Sur la base de votre registre, identifiez les actions à mener pour vous conformer aux obligations actuelles et à venir.
Dans votre registre, créez une fiche pour chaque activité recensée (traitement de données) avec :
- L’objectif poursuivi
- Les catégories de données utilisées
- Qui a accès aux données
- La durée de conservation de ses données
Étape 4 : Gérer les risques RGPD
Utilisez des mots de passe sécurisés (et un gestionnaire comme NordPass), évitez les fichiers non protégés, chiffrez les disques si possible, limitez les accès aux seules personnes concernées. Même des gestes simples peuvent grandement renforcer votre sécurité.
Si certains traitements de données personnelles que vous effectuez (comme les fichiers clients ou les données de santé) présentent un risque élevé pour les droits des personnes concernées, vous devez réaliser ce qu’on appelle une analyse d’impact RGPD (ou AIPD).
Cette analyse permet de vérifier que vos pratiques respectent bien la confidentialité et la sécurité des données. Elle est obligatoire dans certains cas, même pour les artisans, TPE ou PME.
Étape 5 : Organiser la gouvernance RGPD
Prévoyez quelques documents simples : une politique de confidentialité, une clause RGPD dans vos devis ou contrats, et une procédure si un client demande la suppression de ses données. Pas besoin de tout refaire : adaptez vos documents actuels.
Étape 6 : Documenter la conformité
Le RGPD repose sur un principe simple : vous devez pouvoir prouver que vous êtes en règle. Gardez une trace écrite de ce que vous avez mis en place (tableau des traitements, sauvegarde, sensibilisation, etc.). Un dossier sur votre ordinateur suffit pour commencer.En résumé : votre plan d’action RGPD
La conformité au RGPD n’est pas réservée aux grandes entreprises. Les artisans, TPE et PME sont tout autant concernés. En suivant ces 6 étapes simples, vous posez les bases d’une gestion des données personnelles conforme, responsable et sécurisée :
- ➡️ Désigner un référent RGPD, même en interne
- ➡️ Identifier les données collectées et leur usage
- ➡️ Prioriser les actions les plus urgentes (sécurité, mentions, accès…)
- ➡️ Mettre en place des outils de protection adaptés
- ➡️ Formaliser vos pratiques dans vos documents
- ➡️ Conserver une trace écrite de vos démarches
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