L’automatisation : une solution indispensable pour gagner du temps en TPE et PME

Introduction – L’automatisation, ce n’est plus du luxe

Dans les TPE et PME, le problème n’est pas le manque d’idées ou de compétences.
Le vrai sujet, c’est le temps.

Temps passé à :

• traiter des emails,
• enregistrer des factures,
• gérer des commandes,
• ressaisir des informations dans plusieurs outils,
• envoyer toujours les mêmes messages.
• publier sur les réseaux sociaux
• améliorer sa visibilité sur internet

👉 L’automatisation ne vise pas à “remplacer l’humain”, mais à supprimer les tâches répétitives à faible valeur ajoutée, celles qui grignotent vos journées sans faire avancer votre business.

Chez DigitandCo, l’automatisation fait partie intégrante des accompagnements CRM, SIRH et formations. Non pas comme une “brique techno”, mais comme un levier très concret de gain de temps, de fiabilité et de sérénité.

Qu’est-ce que l’automatisation (dans la vraie vie d’une TPE) ?

L’automatisation consiste à faire exécuter automatiquement une suite d’actions lorsqu’un événement précis se produit.

La logique est simple :

Quand X se produit → alors Y s’exécute automatiquement

Exemples très concrets :

• Quand une facture fournisseur arrive par email → elle est classée et préparée pour la comptabilité
• Quand une commande de formation est validée → les documents sont générés
• Quand un prospect remplit un formulaire → il est ajouté dans le CRM
• Quand une personne complète le forumulaire de parrainage → le filleuil est ajouté dans le CRM

Contrairement aux idées reçues :

• pas besoin d’être développeur,
• pas besoin d’une usine à gaz,
• pas besoin de tout automatiser.

👉 L’enjeu n’est pas la technologie, mais le bon usage.

Pourquoi l’automatisation fait vraiment gagner du temps

1. Moins de ressaisie, moins d’erreurs

Dans beaucoup de TPE :

• une info arrive par mail,
• elle est copiée dans un fichier,
• puis ressaisie dans un logiciel,
• puis transmise à quelqu’un d’autre.

Chaque ressaisie est une source :

• d’erreur,
• d’oubli,
• de perte de temps.

L’automatisation supprime ces points de friction.

2. Des processus fiables, même quand on est débordé

Un process automatisé :

• fonctionne toujours de la même façon,
• ne “saute” pas une étape,
• ne dépend pas de la fatigue ou de l’urgence.

👉 Résultat : plus de régularité, plus de professionnalisme, même dans les périodes chargées.

3. Du temps libéré pour le vrai métier

Le temps gagné n’est pas “du temps vide”.
Il est réinvesti dans :

• la relation client,
• le conseil,
• la vente,
• la stratégie,
• le pilotage.

C’est exactement là que la valeur d’un dirigeant ou d’un collaborateur fait la différence.

Cas concret DigitandCo n°1 : automatiser le traitement des factures reçues par email

Le problème initial (classique en TPE)

• Les factures fournisseurs arrivent par email
• Elles sont :
• imprimées ou stockées en vrac,
• parfois oubliées,
• parfois traitées en retard

Résultat :

• stress en fin de mois,
• erreurs de classement,
• perte de temps pour l’assistante ou le dirigeant.

La solution mise en place

Chez DigitandCo, nous avons mis en place une automatisation simple :

1. Réception de la facture par email
2. Détection automatique de la pièce jointe
3. Classement dans le bon dossier (par fournisseur / mois)
4. Envoi de la facture dans une application tierce
5. Préparation des éléments pour la comptabilité

👉 Zéro ressaisie.
👉 Zéro oubli.
👉 Un process fluide et reproductible.

Le gain réel

• ⏱️ plusieurs heures gagnées par mois
• 📁 des documents toujours bien rangés
• 😌 moins de charge mentale

Cas concret DigitandCo n°2 : automatiser le traitement d’une commande de formation

Le problème initial

Lorsqu’un client commande une formation :

• convention à générer,
• Questionnaire de positionnement à transmettre,
• documents Qualiopi,
• emails de confirmation,
• classement des pièces.

👉 Beaucoup d’actions, souvent faites à la main.

Le process automatisé

Chez DigitandCo, une commande déclenche automatiquement :

1. Création du dossier client
2. Génération des documents (convention, programme, feuille d’emargements et certificats)
3. Envoi des emails au bon moment
4. Classement automatique des pièces
5. Mise à jour du CRM

Résultat :

• un parcours fluide côté client,
• un énorme gain de temps côté interne,
• une conformité Qualiopi mieux maîtrisée.

Automatisation et CRM : un duo indissociable

L’automatisation prend tout son sens lorsqu’elle est connectée à un CRM bien structuré.

Dans un CRM :

• chaque action est tracée,
• chaque client a un historique,
• chaque opportunité est suivie.

L’automatisation permet :

• d’alimenter le CRM automatiquement,
• de déclencher des relances,
• de fiabiliser les données.

👉 C’est exactement l’approche que nous mettons en place chez DigitandCo dans les accompagnements CRM.

👉 Découvrez nos conseils

Quelles tâches automatiser en priorité dans une TPE PME ?

Administration & gestion

• Factures fournisseurs reçues
• Classement de documents
• Génération de fichiers récurrents

Commercial & CRM

• Création de prospects
• Relances automatiques des devis
• Notifications internes

Marketing

• Posts sur les reseaux sociaux
• Articles web
• Veille commerciale

👉 La règle : commencer par ce qui se répète souvent et rapporte peu de valeur humaine.

Les bonnes pratiques pour réussir son automatisation

1. Commencer simple
2. Cartographier le process avant
3. Tester avant de généraliser
4. Documenter
5. Former les équipes

Chez DigitandCo, on privilégie toujours une automatisation :

• compréhensible,
• maintenable,

Combien coûte une automatisation ?

Bonne nouvelle : beaucoup moins que le temps qu’elle fait gagner.

En pratique :

• outils : quelques dizaines d’euros par mois,
• mise en place : quelques heures ou jours,
• ROI : souvent visible en quelques semaines.

L’automatisation n’est pas une fin, mais un levier

L’objectif n’est pas :

• d’automatiser pour automatiser,
• de multiplier les outils.

👉 L’objectif est de simplifier le quotidien, fiabiliser l’activité et redonner du temps là où il compte vraiment.

Conclusion – Et si vous commenciez par UNE seule automatisation ?

L’automatisation est aujourd’hui accessible, concrète et rentable, même pour une petite structure.

Chez DigitandCo, nous constatons tous les jours qu’une seule automatisation bien pensée peut :

• changer l’organisation,
• soulager les équipes,
• améliorer la relation client.

👉 La bonne question n’est pas “faut-il automatiser ?”
👉 Mais “quelle est la tâche qui me fait perdre le plus de temps chaque semaine ?”

C’est probablement votre premier chantier d’automatisation.