Avec l’essor de la technologie et l’importance croissante des processus automatisés : de plus en plus d’entreprises adoptent des solutions numériques pour faciliter leur gestion administrative. La facturation est l’un des domaines où la digitalisation peut offrir des avantages considérables. Ils existent de nombreux logiciels qui offrent une solution complète pour la gestion des frais professionnels et la facturation numérique. Dans cet article, nous allons explorer la digitalisation de la facturation pour les entreprises. Pour en savoir plus sur les logiciels nécessaires à votre activité d’entreprise consultez notre article : https://digitandco.fr/10-outils-de-gestion
Les logiciels de devis et de facturation autonomes
Tout d’abord, il existe des logiciels autonomes. Ces programmes sont généralement axés sur la création de devis, la facturation et le suivi des paiements. Les avantages de ces programmes sont qu’ils sont généralement simples et faciles à utiliser, avec une interface utilisateur conviviale. Cependant, ils ne sont souvent pas très flexibles et ne permettent pas d’intégrer des fonctionnalités spécifiques à votre entreprise.
Le processus de facturation numérique est entièrement automatisé, ce qui facilite grandement la gestion des factures. Elles peuvent être envoyées directement depuis le système de facturation : ce qui réduit considérablement le risque d’erreurs de saisie et de perte de documents. Elles sont également stockées de manière sécurisée dans le système de gestion documentaire.
Logiciel de comptabilité
Une autre option est d’utiliser un logiciel de comptabilité qui inclut des fonctionnalités de devis et de facturation. Ces programmes offrent souvent des fonctionnalités plus avancées, telles que la gestion de la comptabilité, des stocks et des salaires, ainsi que la création de rapports détaillés. Les avantages de ces programmes sont qu’ils offrent une solution complète pour la gestion financière de votre entreprise. Cependant, ils peuvent être plus coûteux et complexes à utiliser, et ne conviennent peut-être pas à toutes les entreprises.
Les employés peuvent facilement partager les factures avec les autres membres de l’équipe et les superviser en temps réel. Ce qui permet une meilleure coordination et une augmentation de la productivité.
Les logiciels de devis et de facturation en ligne
Enfin, il existe des logiciels de devis et de facturation en ligne. Ces programmes sont généralement basés sur le cloud et peuvent être utilisés à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet. Les avantages de ces programmes sont qu’ils offrent une solution flexible et accessible pour la gestion de devis et de facturation de votre entreprise. Cependant, ils peuvent être plus coûteux et dépendent de la qualité de votre connexion Internet.
Le passage à la facturation numérique permet aux entreprises de réduire considérablement les coûts. Surtout ceux associés à la production et à la gestion. De plus, le processus de facturation numérique est beaucoup plus rapide que celui de la facturation papier. Ce qui permet aux entreprises de gagner du temps.
Conformité avec les normes fiscales et légales
En France, les mentions obligatoires pour les factures sont les suivantes :
- La date d’émission de la facture ;
- Le numéro de la facture (il doit être unique) ;
- Le nom et l’adresse du vendeur et de l’acheteur ;
- Le numéro SIRET (ou SIREN) de l’entreprise émettrice de la facture ;
- Le numéro de TVA intracommunautaire de l’entreprise émettrice de la facture ;
- La quantité et la désignation précise des biens ou services fournis ;
- Le prix unitaire hors taxe, ainsi que la quantité fournie ;
- Le taux de TVA applicable et le montant de la TVA correspondante ;
- Le prix total hors taxe, ainsi que le prix total toutes taxes comprises ;
- Les conditions de règlement (date limite de paiement, modalités de paiement, pénalités de retard éventuelles).
Pour les devis, les mentions obligatoires sont similaires, mais il n’est pas nécessaire de mentionner les conditions de règlement.
Il est important de se conformer aux réglementations en vigueur dans son pays pour éviter des sanctions et des amendes.
En conclusion, le choix du logiciel de devis et de facturation dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise. Il est important de considérer les avantages et les inconvénients de chaque plan avant de prendre une décision. Quel que soit votre choix, un bon logiciel de devis et de facturation peut aider votre entreprise à gagner du temps, à accroître son efficacité et à améliorer sa gestion financière globale.
