Comment assurer le suivi des devis ?

Êtes-vous des diviseurs ou des chiffreurs ?

Depuis 2016, je rencontre plus de 70 entreprises par an et le constat est le même : les commerciaux ont tendance à faire des devis et encore des devis. Mais les suivent ils ? Le constat n’est pas vraiment glamour !
Découvrons comment suivre vos devis et relancer ceux qui ont du poids et plus de chance d’être transformés.

Pour cela, je vous mets à profit mon expérience de suivi acquise dans ma vie antérieure chez Cisco, Bouygues ou Huawei Technologies… 3 entreprises de culture différentes, mais que vous connaissez bien.

Bien souvent le suivi des devis est réalisé avec un fichier Excel qui reprend les numéros de chronos des devis. Ce tableau nécessite une ressaisie des informations et donc une perte de temps, alors que votre propre CRM pourrait faire le nécessaire. Partons du principe que vous disposez du CRM pour gagner du temps et des clients. Si ce n’est pas le cas, je vous invite à découvrir l’intérêt d’un logiciel CRM dans cet article « Pourquoi avoir un CRM ? » et de vous équiper

Quel critère utiliser pour le suivi des devis ?

D’abord, je vois les réponses du type « devis à relancer » mais c’est une évidence : un devis se relance et se manage :

• Soit lors de la remise du devis, vous avez convenu d’une date de rappel avec votre client,
• Soit votre processus dit qu’après 2 jours, 5 jours, 10 jours, vous relancez votre client.

Aussi, j’ai vu des classements pour les auto-entrepreneurs du type « généré, enregistré et envoyé. Là encore, ce type de classement est à bannir, un devis s’enregistre et surtout, il est présenté au client pour défendre son offre, montrer sa motivation et expliquer la différence.

En conséquence de tous ces critères que j’appellerai « évident », je vous propose d’aller plus loin et de segmenter votre approche en fonction d’un pourcentage, d’un taux de réussite de votre devis.

Et si votre logiciel CRM permet de rajouter une couleur pour une meilleure visibilité, cela sera confort. D’un simple visuel, vous pourrez avoir le suivi de vos devis.

Un découpage de ce type permettra des se retrouver plus facilement sur les devis à prioriser dans le cas d’actions commerciales.

Quel pourcentage utiliser pour le suivi des devis ?

Imaginez le parcours client qui vous contacte « Bonjour, j’ai entendu parler de vos services et je souhaiterais un devis s’il vous plait ? ».

En fonction de l’avancement de la relation commerciale, un suivi des devis est nécessaire pour mieux connaitre les chances de réussite et de conclusion du marché.

C’est pourquoi, le pourcentage représente la probabilité de gagner le marché. La probabilité est essentielle pour le suivi et le management des offres commerciales et estimer les commandes à venir et donc le CA à venir.

Dans votre suivi, chaque étape doit correspondre à un objectif défini avec une probabilité correspondante. Chaque fois que vous déplacez votre opportunité vers la prochaine étape, votre probabilité de réaliser la vente s’adapte automatiquement.
Vous devriez utiliser la valeur de probabilité de 100% lorsque le devis est  « gagnant » et 0 lorsque le devis est « perdu ».
Si vous avez bien compris, cela donnerait le tableau de suivi des devis suivant.

Le devis peut rentrer à n’importe quel stade de votre relation client.

Exemple de tableau de suivi des devis

Une fois cette segmentation faite, quel usage faire du suivi de devis ?

Le suivi de vos devis permettra de mieux comprendre et anticiper certains éléments :

• Comprendre l’implication de votre commercial,
• Aider et accompagner votre commercial pour augmenter son taux de transformation des devis,
• Structurer votre démarche commerciale pour gagner l’affaire,
• Connaître le taux de transformation de vos devis pour estimer le CA à venir en fin de période ou en fin d’année,
• Analyser les devis perdus face à un concurrent et se repositionner.

En conclusion, le suivi des devis vous permettra de :

• Gagner du temps et de l’énergie,
• Simplifier votre gestion,
• Améliorer votre relation client.

De ce fait, en 1 clic, vous pourrez voir  :

• le nombre de vis à relancer,
• le montant que cela représente.

Et en fonction de votre taux de transformation, vous pourrez estimer un volume de contrat d’ici à la fin de l’année.

Pour tout savoir du CRM et comment choisir un CRM, consulter les autres articles du blog sur la relation client.