Les entreprises ont besoin d’outils de communication et de collaboration. L’agenda partagé est un outil qui permet à plusieurs personnes de partager leur emploi du temps en temps réel.
Il est très utile car il permet d’organiser les horaires et à faire en sorte de travailler ensemble efficacement.
Chez Digitandco, nous utilisons Extrabat logiciel. Il nous permet de réaliser de nombreuses tâches et de nous organiser, notamment avec cet agenda partagé. Notre calendrier partagé nous permet de voir en temps réel les disponibilités, améliorant ainsi notre réactivité envers nos clients.
Voici quelques points pour lesquels un calendrier est avantageux :
La coordination des horaires
Un calendrier partagé permet de voir les disponibilités de vos collègues. Cela facilite la planification d’événements, de réunions et de projets et d’autres activités impliquant plusieurs personnes.
Éviter les problèmes d’emploi du temps grâce à l’agenda partagé
En ajoutant tous vos rendez-vous et obligations au planning partagé, les employés évitent les conflits d’emploi du temps. En d’autres termes les employés empêchent les situations où deux choses importantes se produisent en même temps. Cela permet de mieux gérer le temps et d’être plus productif.
Communication interne
Il peut être utilisé pour transmettre les informations importantes à l’équipe. Comme des dates, des délais, des jours de congé, et d’autres renseignements essentiels. Il assure que tous les collaborateurs restent informés.
Collaboration
Un agenda partagé simplifie la planification et l’organisation de vos activités. Par exemple, en travaillant sur un projet complexe, il répartit tâches, surveille les avancées et assure le respect des délais.
Agenda partagé
Optimisation de l’emploi du temps
Ce système vous aide à mieux répartir votre temps de travail sur vos journées. Parce qu’il détermine vos priorités, et vous pouvez repérer les moments disponibles pour ajouter des rendez-vous ou autre.
Visibilité sur l’agenda partagé
Ce type de planning permet à tout le monde de savoir ce qui se passe dans l’entreprise. Cela renforce la confiance et encourage la collaboration. Les membres de l’équipe voient le travail des autres et comprennent leur intégration dans l’ensemble de l’entreprise.
Planification à long terme
Les agendas partagés sont pratiques pour se projeter en voyant les rendez vous futurs, les évènements et les tâches à venir sur une longue période. Cela permet de s’assurer que les ressources sont bien utilisées et que les objectifs à long terme sont atteints.
Réduction des erreurs humaines
Toutes les informations sont rassemblées ce qui contribue à limiter les erreurs de communication et les oublis comme le fait de manquer des rendez-vous importants.
Personnalisation avancée sur votre agenda partagé
Vous pouvez personnaliser votre calendrier de manière plus avancée. Les codes couleur différencient les types d’activités et créer des modèles de planification pour des projets spécifiques. De plus, il permet aussi d’établir les rappels des heures et lieux pour les rendez-vous et tâches importants.
Agenda personnalisé
Mobilité améliorée
Avec les applications mobiles, vous pouvez utiliser maintenant les emploi du temps depuis n’importe quel téléphone. Cette possibilité vous permet de rester connectés et informés même lorsque vous êtes en déplacement. L’agenda est synchronisé à l’agenda de votre téléphone mobile (Android ou Apple). De plus avec nos applications métiers, les comptes rendus de rendez-vous, notes ou photos sont directement envoyés et stockés sur la fiche client. by by la ressaisie et perte d’information.
Statistiques disponible sur l’agenda partagé (partie analytique)
Avec notre suivi, les rendez vous sont “marqués” et nous permettent de mesurer le nombre de rendez-vous des uns et des autres, le nombre de journées de conseils, de prestations. Nos indicateurs correspondent à nos objectifs et le suivi est fait sur des indicateurs qualitatifs en plus d’indicateurs financiers.
Conclusion
En effet, un agenda partagé permet une meilleure communication et organisation au sein de l’entreprise. Par conséquent il facilite la vie au travail de chacun avec une meilleure fluidité et un nombre d’erreurs diminuant. Ce qui aura un impact positif sur l’efficacité et la productivité.
Ensuite, dans le cadre professionnel, les nouvelles technologies évoluent rapidement et répondent aux besoins changeants des équipes modernes. Ces développements permettent de rendre les entreprises encore plus efficaces à l’avenir.
Pour aller plus loin n’hésitez pas à consulter notre agenda en ligne et prendre un rendez vous.
