Comment gérer les frais kilométriques (IK) dans votre entreprise : méthode, outils et bonnes pratiques

Les IK, c’est quoi exactement ?

Définition des indemnités kilométriques  

Les IK (indemnités kilométriques) correspondent au remboursement des frais de déplacement professionnels engagés avec un véhicule personnel (voiture, moto, scooter, parfois vélo).  

Elles couvrent :  

– le carburant  

– l’assurance  

– l’entretien et les réparations  

– la décote du véhicule (amortissement)  

Pour les salariés comme pour les dirigeants (gérant de SARL, président de SAS, etc.), les IK permettent de rembourser les trajets professionnels sans passer par un véhicule de société.  

Dans quels cas utiliser les IK ?

On utilise les IK lorsque :  

– le collaborateur (ou le dirigeant) utilise son véhicule personnel pour :  

  – aller chez un client  

  – se rendre sur un chantier  

  – participer à une réunion, une formation  

  – effectuer des visites commerciales  

– chaque déplacement est justifié par l’activité professionnelle  

En revanche, ne relèvent pas des IK :  

– les trajets domicile ↔ lieu de travail (sauf cas particuliers)  

– les déplacements personnels, même effectués en semaine  

Barème fiscal des IK : la base à connaître

Comment fonctionne le barème fiscal ?

Chaque année, l’administration fiscale publie un barème officiel des indemnités kilométriques pour :  

– les véhicules (en fonction de la puissance fiscale, en CV)  

– les deux-roues motorisés  

– parfois les vélos (pour l’indemnité kilométrique vélo, sous conditions spécifiques)  

Ce barème tient compte :  

– du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel  

– de la puissance fiscale du véhicule  

La formule prend généralement la forme :  

IK = a × nombre de km + b  

avec :  

– a : un coefficient  

– b : une somme fixe  

Ces paramètres changent selon les tranches de kilomètres et la puissance du véhicule.  

Pourquoi ce barème est important pour votre entreprise ?  

– Il vous permet de rembourser vos collaborateurs sans charges sociales (dans la limite du barème).  

– Il vous donne un repère clair pour les remboursements aux dirigeants utilisant leur véhicule personnel.  

– Il sert de référence en cas de contrôle URSSAF ou fiscal.  

S’il y a dépassement du barème (montants remboursés plus élevés) :  

– la partie excédentaire peut être réintégrée en avantage en nature  

– et soumise à cotisations sociales et impôt.

Pour consulter le bareme de l’URSSAF, il est en ligne ici

Gérer les IK au quotidien : la méthode simple

Étape 1 : définir des règles claires dans l’entreprise

Pour éviter les litiges et les approximations, il est essentiel de formaliser :  

– Qui peut déclarer des IK (dirigeant, commerciaux, techniciens, chargés d’affaires, assistants, etc.)  

– Pour quels types de déplacements (visite client, rendez-vous fournisseur, formation, SAV, etc.)  

– Avec quel véhicule (personnel uniquement ? véhicule de fonction exclu ?)  

– À quelle fréquence les notes de frais doivent être remises (hebdomadaire, mensuelle)  

– Quelles preuves doivent accompagner la demande :  

  – adresse de départ / arrivée  

  – objet du déplacement  

  – justificatif éventuel (convocation, bon d’intervention, etc.)  

Cette politique peut être formalisée dans :  

– une note interne 

– un règlement intérieur  

– ou une procédure de gestion des notes de frais  

Étape 2 : mettre en place un modèle de suivi des kilomètres

Pour les artisans, TPE et PME, l’outil le plus simple est souvent :  

– un tableau Excel ou Google Sheets  

– ou un formulaire en ligne partagé avec l’équipe  

Les informations minimales à suivre :  

– Date du déplacement  

– Nom du collaborateur  

– Véhicule utilisé (puissance fiscale, CV)  

– Adresse de départ  

– Adresse d’arrivée  

– Distance parcourue (aller / aller-retour)  

– Motif du déplacement (client, chantier, réunion, etc.)  

– Nombre total de kilomètres du mois  

– Montant calculé des IK  

Vous pouvez ensuite appliquer automatiquement le barème (grâce à des formules) pour :  

– gagner du temps  

– limiter les erreurs de calcul  

C’est typiquement le genre de tableau automatisé que Digitandco peut vous aider à concevoir, paramétrer et partager avec vos équipes.  

Étape 3 : centraliser et valider les notes de frais

Pour rester efficace et crédible en cas de contrôle :  

– un responsable doit valider les IK : dirigeant, RAF, comptable, assistante administrative  

– la validation doit être tracée (signature, validation numérique, champ “Validé par”)  

– les documents doivent être archivés (version papier ou dossier numérique partagé)  

Bonnes pratiques :  

– fixer une date butoir de remise des notes de frais (ex : avant le 5 du mois suivant)  

– mettre en place un processus simple et répétable pour toute l’équipe  

IK et digital : comment gagner du temps grâce aux outils  

Pourquoi digitaliser la gestion des IK ?  

Dans la plupart des TPE/PME, la gestion manuelle des IK :  

– consomme beaucoup de temps (saisies, relances, corrections)  

– génère des erreurs : distances inexactes, oublis, doublons  

– donne peu de visibilité globale sur les coûts de déplacement  

La digitalisation permet :  

– d’automatiser le calcul des distances et des montants  

– de centraliser toutes les demandes dans un seul outil  

– de suivre par collaborateur, par client, par chantier  

– de préparer facilement les écritures comptables  

Les types d’outils utiles pour les IK

Pour les artisans, TPE et PME, plusieurs options simples et abordables existent : 

Gérer les IK selon votre statut : salarié, dirigeant, indépendant

Pour les salariés

Pour un salarié, les IK sont généralement :  

– remboursées par l’employeur  

– non imposables, si elles respectent le barème fiscal et sont justifiées sinon elles peuvent être considérées comme avantage en nature 

Points de vigilance pour l’entreprise :  

– appliquer le bon barème  

– conserver les éléments de preuve (trajets, dates, motifs)  

– respecter une procédure de validation claire

Pour les dirigeants de TPE/PME  

Le dirigeant utilisant son véhicule personnel peut :  

– se verser des IK pour ses déplacements professionnels  

– ou opter pour une prise en charge directe des frais (carburant, etc.), à encadrer  

Intérêt des IK pour un dirigeant :  

– solution simple, surtout si vous n’avez pas de véhicule de société  

– cadrage clair grâce au barème fiscal  

– meilleure **traçabilité** des déplacements professionnels  

Digitandco accompagne souvent des dirigeants dans la région lyonnaise, de Saint-Étienne à Annecy, pour :  

– clarifier ces choix  

– mettre en place une méthode de suivi adaptée à leur réalité terrain

Pour les indépendants et micro-entrepreneurs

Le calcul des frais kilométriques peut impacter :  

– votre résultat fiscal  

– le montant de votre impôt  

Même en micro-entreprise (où vous bénéficiez d’un abattement forfaitaire), tenir un suivi rigoureux de vos déplacements reste utile :  

– pilotage de la rentabilité de vos missions  

– comparaison entre vos prix de vente et vos coûts réels de déplacement 

Les 3 erreurs fréquentes à éviter dans la gestion des IK

1 – Confondre déplacements personnels et professionnels

Erreurs courantes :  

– intégrer les trajets domicile ↔ lieu de travail dans les IK  

– inclure des détours personnels dans un trajet professionnel  

– déclarer un déplacement sans réel lien avec l’activité (ex : visite non facturée, sans motif clair)  

Pour éviter cela :  

– obliger à renseigner l’objet du déplacement  

– vérifier la cohérence entre déplacements, agenda et activité réelle  

2 – Ne pas mettre à jour le barème

Le barème fiscal est mis à jour régulièrement. Vous courrez des risques si vous ne le mettez pas à jour :  

– montants de remboursement erronés  

– risque de remise en cause par l’URSSAF ou l’administration fiscale  

D’où l’intérêt d’un :  

– tableau ou outil centralisé où mettre à jour le barème une fois par an  

– paramétrage accompagné par un expert RH ou adminitratif  

3 – Gérer les IK sans procédure écrite  

Sans procédure :  

– chacun fait “à sa façon”  

– les collaborateurs sont perdus (qu’a-t-on le droit de déclarer ?)  

– la direction et l’assistante administrative passent leur temps à répondre aux mêmes questions  

Une page de procédure simple, partagée à toute l’équipe, règle 80 % des problèmes :  

– exemples concrets  

– cas autorisés / non autorisés  

– modèle de note de frais  

IK, productivité et pilotage : un enjeu stratégique pour les TPE/PME  

Pourquoi les IK ne sont pas qu’un sujet administratif ?  

Les frais kilométriques représentent souvent un poste de dépenses important pour :

– les équipes commerciales  

– les chargés d’affaires  

– les techniciens en intervention  

– les artisans sur chantiers  

En pilotant mieux vos IK, vous pouvez :  

– mieux évaluer la rentabilité de vos clients ou chantiers  

– optimiser la planification des tournées  

– réduire les déplacements non nécessaires

Comment le digital peut transformer ce sujet “chronophage” en levier de performance ?

Conclusion – Et si vous digitalisiez enfin la gestion de vos IK ?  

Bien gérer les indemnités kilométriques, ce n’est pas seulement “remplir des tableaux” :  

– c’est sécuriser votre entreprise face à l’URSSAF et au fisc  

– c’est gagner du temps pour vos équipes administratives et vos commerciaux  

– c’est mieux piloter la rentabilité de vos clients, chantiers et interventions  

En tant que spécialiste du digital pour les artisans, TPE et PME en Auvergne-Rhône-Alpes, Digitandco vous aide à :  

– clarifier votre politique IK  

– mettre en place un processus simple et sécurisé  

– choisir et paramétrer les bons outils (tableurs, CRM, applications de notes de frais)  

– former vos équipes pour que tout le monde adopte les bons réflexes  

Vous souhaitez :  

– arrêter de courir après les notes de frais ?  

– fiabiliser vos remboursements d’IK ?  

– gagner en visibilité sur vos coûts de déplacement ?  

Vous pouvez également approfondir les sujets connexes en consultant :  

– notre page pilier sur la **digitalisation des processus administratifs** (notes de frais, RH, gestion commerciale)  

– notre article dédié à la **mise en place d’un CRM pour les artisans, TPE et PME**  

– notre contenu sur **comment structurer vos procédures internes grâce au digital**  

Digitandco, basée à Lyon et certifiée Qualiopi, accompagne depuis 2016 les entreprises de la région Auvergne-Rhône-Alpes pour transformer leurs contraintes administratives en véritables leviers de performance.